Дизайнерам часто доводиться працювати над кількома проектами одночасно. Але як організувати таку роботу ефективно, зробити все якісно та не пропустити жодного дедлайну?
"Хороші" новини прийшли у п'ятницю о 13:00: запропоноване мною рішення сподобалося замовникам. З понеділка мені треба було працювати над двома великими проектами одночасно. Дедлайн – два місяці.
Це означало роботу у двох командах, з двома менеджерами з продукту, з різними пріоритетами та нестачею часу у кожного. Я опинився в такій ситуації не вперше і впевнений, що не останній.
У певному сенсі це добре. Робота над двома великими проєктами одночасно гарантує, що ви не залишитеся без доходу, а ваші навички потрібні. Якщо ви є частиною команди дизайн-агентства, ви, можливо, звикли до такого сценарію, проте все ж таки у вас є безліч ресурсів, а колеги можуть у будь-який момент можуть вам допомогти.
Але що якщо ви, дизайнер-одинак? У цьому випадку вам необхідно досконало освоїти тайм-менеджмент.
Дизайнери та тайм-менеджмент
Про дизайнерів рідко думають як про людей, які вміють грамотно розпоряджатися своїм часом. Можливо, частково це виправдано (багато хто з нас неорганізований), але зазвичай все зводиться до трьох ключових аспектів:
- Ми — творчі особистості, і нам завжди здається, що наша робота "не достатньо".
- Ми ефективні, коли фокусуємось на чомусь одному, не відволікаючись (а так виходить далеко не завжди).
- Інші люди часто не до кінця розуміють, як організований процес проєктування та з яких етапів він складається.
Щодо першого пункту, дизайнери завжди боролися із цим відчуттям — нам складно зрозуміти, коли проєкт дійсно завершено. Ми можемо нескінченно виправляти дрібні недоліки, покращувати юзабіліті та взаємодії, тому процес проєктування часто розтягується та займає весь відведений час.
Однак це не єдина причина наших проблем із тайм менеджментом. Дизайнерам потрібен час, щоб побачити загальну картину та зрозуміти, як усі елементи поєднуються один з одним. Оскільки його часто не вистачає, ми стаємо менш продуктивними і змушені багаторазово повертатися та вносити правки до своїх макетів.
Нарешті проблема сприйняття: деякі вважають, що дизайн готовий, якщо він виглядає привабливо і цілісно. Але це не так. За кадром залишається безліч додаткових завдань:
- інформаційна архітектура,
- дизайн взаємодії,
- копірайтинг,
- візуальне вирівнювання тощо.
Тому іноді може здаватися, що ми надто довго пораємося з «майже готовим» дизайном.
Тайм-менеджмент має вирішальне значення, коли ви працюєте над кількома проектами одночасно. То що робити, якщо це він – ваше слабке місце? Найкращий спосіб — розбити свій день на тимчасові блоки за методом глибокої роботи.
Дизайнери та глибока робота
Глибока робота – це концепція, яка була популяризована Келом Ньюпортом, письменником та професором Джорджтаунського університету. У однойменній книзі він стверджує, що робочий день багатьох людей складається з поверхневої роботи, такої, як відповіді на електронні листи, телефонні дзвінки та зустрічі. Вона вимагає менше часу та уваги.
Однак, деяким найбільш продуктивним людям, у тому числі й йому самому, потрібні періоди глибокої роботи, щоб по-справжньому зосередитися на одній справі та довести її до кінця. Приклад — «тижня роздумів» Білла Гейтса, коли він їде у відокремлене місце, відкладає убік решту справ і посилено обмірковує проблеми своєї компанії.
Кел Ньюпорт стверджує, що 4 години глибокої роботи на день достатньо для виконання навіть наймонументальніших завдань, таких як написання докторської дисертації або проведення наукових досліджень.
Періоди глибокої роботи необхідні і дизайнерам, адже вони повинні ретельно продумати кожну деталь інтерфейсу та всі можливі взаємодії з ним. Вам не обов'язково працювати по 4 години. Деякі методики, наприклад Pomodoro , дозволяють виконувати глибоку роботу невеликими фрагментами (по 25-30 хвилин).
Чим більше часу ви приділяєте глибокій роботі, тим більш ви продуктивні. Це потрібно, якщо ви ведете кілька проєктів одночасно.
Як же впровадити цей підхід у процес проєктування?
Найважливіше – ваш календар
Планування робочого часу – ваш головний пріоритет. Якщо у вас є чіткий розклад, інші члени команди знають, коли ви зайняті, а коли вільні. У відведені періоди ви можете сфокусуватися на своїх завданнях, не турбуючись, що вас хтось відволікатиме.
Мені доводилося працювати в компаніях, які, здавалося, мстилися співробітникам, постійно викликаючи їх на наради та зідзвони, якщо в календарі було більше двох вільних годин.
Якщо ви не витратите час на складання власного розкладу, хтось обов'язково перерве вашу роботу, наприклад, призначить зустріч, і вирве вас із потоку. А сидячи на нараді, ви навряд чи зможете паралельно зробити щось тямуще.
Багатозадачність – це міф
Один із найкращих уроків тайм-менеджменту я отримав від знайомого програміста.
Щоразу, коли наради перетворювалися на розмову між двома людьми (а це відбувається досить часто), він запитував, чи потрібна подальша присутність всіх інших учасників (включаючи її самого) чи можна повернутися до роботи.
Причому не мало значення, ким були ці дві людини, він завжди хотів повернутися до виконання своїх завдань. Найчастіше це спрацьовувало: або ми всі переходили до наступної теми, або решту команди відпускали.
Прохання піти замість того, щоб залишатися і «працювати в режимі багатозадачності» (тобто у фоновому режимі), у довгостроковій перспективі часто забезпечувала більш високу продуктивність. Причина в тому, що навіть якщо ви на 99% впевнені, що вас не викличуть під час наради, досить складно повністю зосередитися на роботі, коли хтось бубонить на задньому плані.
Міф про багатозадачність досить поширений, але, на жаль, це лише міф. Замість багатозадачності ви насправді швидко перемикаєтесь між різними завданнями, що лише знижує вашу ефективність.
Так, відпроситися з наради раніше страшно, але ця сміливість може подарувати вам кілька додаткових хвилин глибокої роботи. Зрештою, якщо у вас у календарі запланована зустріч до 14.00, а ви пішли о 13.30, вас ніхто не потурбує півгодини. Це не так багато, але вистачить, щоб виконати кілька невеликих завдань.
Розбивайте проєкти на завдання та вирішуйте по мірі можливостей
Часто перше, що вам потрібно зробити в новому проєкті, — зустрітися з продакт-менеджером і створити список UX-задач/історій користувача. Це дозволить розбити всю роботу на фрагменти, на яких можна буде сфокусуватися у заплановані часи.
Коли ми розбиваємо великий проєкт на завдання, ми можемо ефективніше просуватися до досягнення більш масштабної мети та грамотно розставляти пріоритети.
Наприклад, може статися так, що проєкт A в цілому важливіший за проєкт B, але одна конкретна задача проекту B має пріоритет перед завданнями проекту A.
Таке нерідко буває при редизайні. Наприклад, неможливо повністю замінити один екран (наприклад, привітання), тому команда проєкту хоче дізнатись, які саме зміни слід внести до його дизайну. Будь-то нові формулювання, переміщення кнопки або інші аналогічні виправлення. Їх можна зробити швидко, тому такі завдання часто вважають найбільш пріоритетними.
Можливо, за 30 хвилин, ви встигнете вирішити одне подібне завдання. Так, прогрес невеликий, але це краще ніж нічого.
Складіть реалістичний графік, не беріть надто багато завдань
Навчіться адекватно оцінювати час та свої можливості. Одна з причин, чому у дизайнерів часто виникають проблеми з тайм-менеджментом, полягає в тому, що ми не враховуємо непередбачені обставини. Чи то «терміновий» email від менеджера проєкту, в якому йдеться: «Киньте все і робіть ось це», або погане самопочуття, ви повинні навчитися давати собі запас часу.
Саме тому необхідно поговорити з членами своєї команди та з'ясувати три важливих моменти для кожного проєкту:
- Які тимчасові рамки проєкту?
- Які ресурси я маю?
- Які ще поточні справи маю?
Перше питання часто є найважливішим, оскільки воно дає вам уявлення про те, як організована робота команди (і коли від вас очікують на результати). Зрештою, проєкт, розрахований на 2 місяці, завжди вимагатиме набагато більшої уваги та швидкості, ніж проєкт, розрахований на 12 місяців. Коли ви знаєте графік проєкту, вам простіше визначати пріоритетність задач та планувати терміни їх виконання.
Інше питання, яке необхідно з'ясувати, які ресурси є у вашому розпорядженні. Навіть якщо ви єдиний дизайнер у проєкті, вам, швидше за все, буде, до кого звернутися протягом роботи над проєктом:
- Команди, які відповідають за документацію/написання текстів, коли потрібно оновити або додати в продукт контент;
- Команди, які займаються дослідженням клієнтів, коли потрібно зрозуміти особливості поведінки користувачів;
- Служба підтримки клієнтів - коли ви хочете дізнатися больові точки аудиторії і т.д.
Розуміння того, до кого можна звернутися у разі труднощів, допоможе заощадити багато часу. Якщо у вас є щоденні наради щодо проєкту, ви можете пояснити, в чому полягає ваша проблема, там (і, сподіваюся, ваш продакт-менеджер зможе направити вас у потрібне русло). Або напишіть йому email.
І нарешті, перш ніж поринати в проєкт, проаналізуйте, які ще поточні завдання у вас є. Неприємно і незручно докласти маси зусиль, пропустити дедлайн, а потім просити перенести його на іншу дату.
Реалістично оцінюйте свої робочі навантаження, щоб заздалегідь сформувати адекватні очікування. Ви можете сказати менеджеру проєкту: " У мене є ще один проєкт, який, як мені сказали, є пріоритетним, тому мені, можливо, доведеться іноді кидати всі справи та працювати над ним ". У цьому випадку він матиме чіткіше уявлення про те, чому робота над проєктом йде повільніше (або зможе домовитися з іншим менеджером проєкту).
Жонглювання проєктами вимагає розуміння глибокої роботи
Ви зрозумієте цінність глибокої роботи, коли почнете брати участь у кількох проєктах одночасно.
Найчастіше, якщо ви не заплануєте це в календарі, у вас не буде навіть двох безперервних годин, щоб повністю зосередитись на проєктуванні. Вам пощастить, якщо у вас з'явиться хоч би 30 хвилин між нескінченними зустрічами.
Це означає, що вам доведеться максимально продуктивно використовувати наявний час і знаходити способи швидко досягати поставленої мети.
Можливо, ви чули приказку: " Обмеження породжують творчість ". Це слушно і для дизайну. Я часто помічаю, що найкращі та креативні рішення спадають на думку, коли я маю лише годину або навіть менше.
Отже, якщо ви отримали радісну новину про те, що вам доведеться працювати над кількома проєктами одночасно, не бійтеся. Тепер ви знаєте, що робити!
💬 Дизайн-чат
